e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemeleri kapsayan uygulamadır.
e-İrsaliye zorunluluğu
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğ ile belirli sektör ve mükellef gruplarına e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Düzenleme kapsamında; Hal Kayıt Sistemine bildirim yapma zorunluluğu olan ve komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti ile iştigal eden mükellefler 1 Ocak 2020’de e-İrsaliye uygulamasını kullanmaya başladı. Diğer mükellef gurupları ise 1 Temmuz 2020’ye kadar e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapmak zorunda.
e-İrsaliye düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler
E-İrsaliye düzenlenme zamanı
İstisnai durumlar haricinde, malın fiili sevkinden önce E-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde GİB sistemlerine gönderilmiş olması gerekmektedir.
E-İrsaliye’de yer alması gereken zorunlu bilgiler nelerdir?
- e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası
- e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Müşterinin adı soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi
- Taşınan malın türü, miktarı
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı
- Malı taşıyan aracın plaka ve şoför adı soyadı ve TCKN veya taşımayı yapan kargo lojistik firmanın ünvan bilgileri adı soyadı, TCKN-VKN.
- GİB tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod
- Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ek olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.
E-İrsaliye’de fiyat bilgisi bulunmasına gerek yoktur.
E-İrsaliye üzerindeki tarihlerin kullanımı
E-İrsaliye üzerinde irsaliyenin düzenlenme tarih ve zamanının yanında fiili sevk tarih ve zamanına da yer verilmesi zorunludur. Fiili sevk tarihi/zamanı düzenleneme zamanı ile aynı olabileceği gibi, daha ileriki bir tarih/zaman olabilir. Bununla birlikte fiili sevk zamanı, istisnai haller dışında, düzenleme zamanından önceki bir tarih/zaman olamaz.
E-İrsaliye’nin kağıt çıktısının bulundurma zorunluluğu
Fiili sevkiyat esnasında E-İrsaliyenin kağıt çıktısının bulundurulması gerekmektedir. Herhangi bir talep durumunda elektronik ortamdaki hali veya üzerinde karekod bulunan çıktısının gösterilmesi zorunludur. E-İrsaliye çıktısında kaşe veya imza bulunması zorunlu değildir.
e-Fatura veya e-Arşiv fatura’nın İrsaliye yerine kullanıldığı durumlar nelerdir?
- Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse belirtilen kurallara uygun düzenlenmiş e-Fatura veya e-Arşiv fatura, irsaliye yerine geçer.
- Ayrıca malın tesliminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir ve düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılırsa ayrıca belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer” ibaresi eklenirse e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer. Kağıt çıktısının alınması ve satıcı veya yetkili tarafından imzalanması da gerekmektedir.
Bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.
E-İrsaliye Yanıtı
E-İrsaliye uygulamasında “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Alıcı gönderilen e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamını kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım malları kabul edilebilir diğer kısım malları reddedilebilir.
E-İrsaliye yanıt süresi: E-İrsaliye yanıt verme süresi 7 gündür. 7 gün içinde yanıt verilmeyen irsaliyeler otomatik kabul edilmiş sayılır.
E-İrsaliye kısmi kabul yanıtı: Alıcı “Kabul edilmeyen miktar”, “Eksik miktar” veya “Fazla miktar” belirterek, kısmi kabul gerçekleştirebilir. Geri gönderilmesi planlanan mallar için yeni irsaliye düzenlenmesi gerekir.
E-İrsaliye red yanıtı: Alıcı, “E-İrsaliye RED” yanıtı ile belgenin tamamını reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.
Her irsaliye için tek bir yanıt verilebilmektedir. Uygulama kapsamında irsaliye yanıtı belgesinin düzenlenmesi bir zorunluluk değildir.
E-İrsaliye iptal edilebilir mi?
E-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Ancak malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından E-İrsaliye muhteviyatının tamamına “İrsaliye yanıtı” ile “RED” yanıtı verilebilir.
Muhtelif müşterilere İrsaliye
Malın sevki sırasında alıcının bilinmediği durumlarda, (kağıt sevk irsaliyesinde olduğu gibi) muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” türünde E-İrsaliye düzenlenir.
Muhtelif müşteriler e-İrsaliye nasıl düzenlenir?
VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılır, Adı Soyadı/Ünvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılarak e-İrsaliye düzenlenir.
E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayanlara düzenlenecek E-İrsaliyelerde dikkat edilmesi gerekenler.
Alıcının E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumlarda kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda E-İrsaliye düzenlenmesi gerekir. E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcıya e-İrsaliye düzenlenirken, alıcının bilgilerine göre düzenlenmelidir.
Düzenlenen E-İrsaliye, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilir.
Unutulmamalıdır ki, alıcının E-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen E-İrsaliyeler, alıcısına sistem içinden gönderilmez. Düzenleyen tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla veya kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilmesi gerekmektedir.
